Вілеон
Взаємодія з клієнтами, CRM, корпоративна база знань, щомісячна підписка на послуги з невеликим чеком
Решение
Кабинет клиента
Отрасль
Юридическое и бухгалтерское обслуживание
О компании
Юридическая компания VILEON специализируется на предоставлении юридических услуг и бухгалтерского обслуживания. Среди клиентов компании – крупные строительные фирмы, банки, предприятия аграрного сектора, отечественные и зарубежные IT-компании, а также региональные отделения общественных организаций и политических партий. На определенном этапе в компании возникла необходимость в оптимизации бизнес-процессов в отделе бухгалтерии.
Вызов для бизнеса
До начала проекта компания VILEON сталкивалась с ключевыми проблемами, такими как высокая нагрузка на менеджеров из-за ручной обработки заявок, отсутствие единой системы для управления клиентской информацией и сложности в учете рабочего времени специалистов. Кроме того, не хватало инструментов для упрощения взаимодействия с клиентами.
Задачи проекта включали создание централизованной системы управления клиентами, автоматизацию бизнес-процессов, разработку функционального личного кабинета и внедрение инструментов для упрощения работы сотрудников.
Работа с несколькими сегментами
В работе с платформой акцент был сделан на два ключевых пользовательских сегмента:
- Клиенты юридического департамента
- Клиенты департамента бухгалтерского обслуживания
Для каждого сегмента с помощью theCabinet было создано уникальное рабочее пространство в личном кабинете, отвечающее их специфическим требованиям и задачам. Подробнее об этом расскажем ниже.
CRM
Вся информация о клиентах организована в CRM, что обеспечивает сотрудникам быстрый доступ к данным и необходимым инструментам для работы.
Кроме того, новые клиенты, подающие заявки на обслуживание, автоматически добавляются в базу контактов. Это значительно снижает нагрузку на менеджеров и оптимизирует процессы обработки заявок.
Карточка клиента
В карточке клиента собирается вся актуальная информация:
- Контактные данные клиента и его компании
- Платежные реквизиты
- Сформированные для клиента документы
- Документы, переданные клиентом для изучения
- Счета на оплату
- Заявки, поданные через формы
- История переписки
Это позволяет сотрудникам быстро и эффективно работать с каждым клиентом, имея всю необходимую информацию в одном месте.
Документы
Учет рабочего времени и калькуляция
Платформа предоставляет возможность вести учет рабочего времени, затраченного юристами на каждого клиента. В конце отчетного периода автоматически формируется калькуляция с учетом стоимости часа, на основании которой клиенту выставляется счет на оплату.
Все расчеты и сформированные счета надежно сохраняются в карточке клиента. Кроме того, эта информация публикуется в личном кабинете клиента, обеспечивая прозрачность и удобный доступ к данным.
Чек-листы
Ключевые бизнес-процессы организованы в виде чек-листов, что помогает сотрудникам выполнять задачи быстрее и избегать ошибок.
Для юридического департамента:
- Чек-лист "Заведение нового клиента": включает создание карточки клиента, подготовку папки на сервере, заключение договора и другие этапы.
- Чек-листы по видам услуг: регистрация торговой марки, создание юридического лица, подготовка типового договора и т.д.
Для департамента бухгалтерского обслуживания:
- Чек-лист "Заведение нового клиента"
- Чек-лист "Подготовка отчетности"
- Чек-лист "Аудит деятельности нового клиента"
Базы знаний
Созданы две базы знаний: одна для юридического департамента, другая — для бухгалтерского. В каждой из них собраны аналитические материалы, необходимые для работы специалистов, образцы типовых документов, чек-листы и другая информация, упрощающая выполнение задач.
Такая структура позволяет сотрудникам быстро находить нужные данные, оптимизировать рабочие процессы и повышать качество предоставляемых услуг.
Оплата
Счета на оплату
Платформа позволяет формировать счета и отправлять их клиентам. Все выставленные счета автоматически сохраняются в карточке клиента, а также отображаются в его личном кабинете для удобного доступа.
Тарифные планы
Клиенты на абонентском обслуживании могут выбирать подходящий тарифный план и оформить подписку. Раз в месяц стоимость тарифного плана автоматически списывается с карты клиента. Вся история платежей сохраняется и доступна в личном кабинете клиента.
Формы
Формы стали одним из самых эффективных инструментов для оптимизации бизнес-процессов и улучшения взаимодействия с клиентами.
Для клиентов юридического обслуживания:
- Заявка на регистрацию торговой марки
- Заявка на регистрацию юридического лица
- Вопрос юристу
Для клиентов бухгалтерского обслуживания:
- Заявка на оформление нового сотрудника
- Заявка на формирование счетов и первичных документов
- Вопрос бухгалтеру
В рамках проекта, реализованного компанией VILEON с использованием платформы theCabinet, было разработано множество форм для различных процессов. В этом кейсе представлены лишь некоторые из них, демонстрирующие удобство для клиентов и автоматизацию рабочих задач.
Хаб самообслуживания
Для каждого пользовательского сегмента (клиенты юридического и бухгалтерского обслуживания) на главной странице кабинета было создано информационное пространство, обеспечивающее быстрый доступ ко всем необходимым ресурсам:
- Формы заявок
- Отправленные заявки и история переписки с менеджерами
- Сформированные документы
- Загрузка документов для изучения
- Подписка на тарифный план
Такой подход позволил значительно сократить время работы менеджеров, поскольку часть задач клиенты могут выполнять самостоятельно.
Результат
Реализация проекта с использованием платформы theCabinet позволила компании VILEON автоматизировать ключевые процессы, упростить взаимодействие с клиентами и повысить эффективность работы сотрудников. Благодаря комплексному подходу к созданию личных кабинетов, интеграции CRM, формированию чек-листов и баз знаний, а также внедрению удобных форм и системы самообслуживания, клиенты получили доступ к современным и прозрачным инструментам для работы.
Гаврилова Людмила
Інструменти, задіяні у цьому проекті
Почніть прямо зараз
Термін пробного періоду – 1 місяць, кредитна картка не потрібна