Кейс
IT-UNIVER
Як дитячий освітній проект об'єднав учнів, батьків, викладачів та адміністраторів в одній системі — без зоопарку таблиць, розсилок та ручного контролю
У період активного зростання команда IT-UNIVER зіткнулася з типовою проблемою освітнього проекту: процесів побільшало, а керування ними залишалося розрізненим
E-mail-розсилки окремо, база учнів велася в Excel, навчальні матеріали – у сервісі для курсів, документи – у Google Drive. Частина інформації трималася в голові адміністраторів та викладачів.
Поки школа була невеликою, такий підхід працював. Але зі зростанням кількості учнів, груп, викладачів та платежів ручні операції почали гальмувати розвиток. Команді потрібна була єдина система, в якій навчальний процес, комунікація, оплати, відвідуваність та адміністративний контроль пов'язані між собою
Виклик для бізнесу
Потрібно було прибрати хаос із таблиць, розсилок та окремих сервісів і зібрати роботу школи в одній платформі. Для цього команда обрала theCabinet.io та рішення «Кабінет учня».
Етапи застосування
Крок 1
Розібрали процеси та ролі
На робочих зустрічах із командою виділили 4 групи користувачів та завдання, які потрібно було пов'язати в єдиній системі
Адміністратори
Ведуть базу учнів
Контролюють відвідуваність
Формують розклад
Спілкуються з учнями та батьками
Запускають сервісні та маркетингові розсилки
Нараховують оплату викладачам
Підключають нових викладачів
Контролюють відвідуваність
Формують розклад
Спілкуються з учнями та батьками
Запускають сервісні та маркетингові розсилки
Нараховують оплату викладачам
Підключають нових викладачів
Викладачі
Готують навчальні матеріали
Перевіряють домашні завдання
Бачать свої групи та розклад
Спілкуються з учнями
Стежать за прогресом навчання
Бачать нараховану плату за уроки
Перевіряють домашні завдання
Бачать свої групи та розклад
Спілкуються з учнями
Стежать за прогресом навчання
Бачать нараховану плату за уроки
Учні
Отримують доступ до уроків
Виконують домашні завдання
Спілкуються з викладачем
Отримують повідомлення від адміністрації
Оплачують навчання онлайн
Виконують домашні завдання
Спілкуються з викладачем
Отримують повідомлення від адміністрації
Оплачують навчання онлайн
Батьки
Оплачують навчання
Отримують нагадування
Контролюють відвідуваність
Бачать прогрес дитини
Отримують нагадування
Контролюють відвідуваність
Бачать прогрес дитини
Крок 2
Підключили команду
Адміністратори та викладачі отримали доступ до платформи, щоб перенести робочі процеси та підготувати навчальний контент.
Крок 3
Перенесли базу учнів із Excel
Контакти учнів та батьків імпортували до CRM, щоб вся історія взаємодії, оплат та навчання збиралася в одному місці.
Крок 4
Налаштували інструменти під реальні процеси школи
Шкільний розклад
Розклад груп, уроків, викладачів та аудиторій у єдиній таблиці.
Зарплата викладачів
Автоматичне нарахування оплати викладачам за заняття.
Аудиторії
Список навчальних класів із кількістю місць для коректного формування розкладу.
Курси
Уроки, домашні завдання, стоп-уроки, групові та індивідуальні розклади, матеріали та тести.
Відвідуваність
Адміністратор зазначає присутність на уроці, а система пов'язує відвідуваність із оплатою викладача та історією учня.
Вчительська
Робочий простір викладача: курси, групи, домашні завдання, нарахування та навчальні матеріали.
Далі — як платформа працює у щоденних процесах школи
Робота адміністраторів школи
CRM
Єдина база учнів та батьків
У CRM зберігається інформація щодо учнів та їхніх батьків: контакти, групи, оплати, відвідуваність, нотатки та історія комунікації. Адміністратор може швидко знаходити потрібних людей та фільтрувати базу за робочими параметрами.
Навчальний процес
Відвідування без паперових списків
Перед початком уроку адміністратор відкриває заняття на смартфоні та зазначає, хто прийшов, а хто відсутній. Дані відразу потрапляють у систему та стають частиною історії учня.
Картка контакту
У картці контакту автоматично збирається вся робоча інформація щодо учня: статус оплати, прогрес навчання, відвідуваність, листування, нотатки адміністратора та характеристики від викладачів.
Автоматичне нарахування оплати викладачеві
Коли адміністратор наголошує на першому учні на занятті, урок вважається проведеним. Система автоматично нараховує викладачеві оплату за заданою ставкою.
Вчительська
Адміністратор бачить усіх викладачів, їх курси, нарахування та кількість неперевірених домашніх завдань. Тут же можна підключити нового викладача та проконтролювати його завантаження.
Монетизація
Прийом оплати за навчання
Школа приймає оплати різними способами: онлайн на сайті, за посиланням, частинами чи готівкою на стійці адміністратора. Усі платежі фіксуються у системі.
Оплата онлайн
Частину курсів розміщено на сайті школи. Учень чи батько може вибрати курс і оплатити навчання онлайн без листування з адміністратором.
Оплата частинами
Менеджер може розділити оплату на кілька платежів та задати графік. Учень чи батько отримує зрозумілий план оплат і може вносити платежі онлайн.
Оплата готівкою
Якщо учень оплачує навчання у школі, адміністратор вручну фіксує платіж у CRM. Після цього інформація про оплату зберігається у картці контакту.
Посилання на оплату
Адміністратор може сформувати посилання на оплату рахунку та відправити його учневі чи батькові. Сплатити такий рахунок можна онлайн.
Нарахування зарплати викладачам
Система пов'язує проведені уроки, відвідуваність та ставки викладачів, щоб прибрати ручні розрахунки та знизити ризик помилок.
Базова ставка
Для кожного викладача в системі визначається базова ставка за проведене заняття.
Коли адміністратор зазначає відвідуваність, система автоматично вважає урок проведеним та нараховує оплату на особовий рахунок викладача.
Виплати
Раз на місяць адміністратор проводить виплату та зазначає її у зарплатному проекті викладача. Історія нарахувань та виплат залишається у системі.
Шкільний розклад
Розклад допомагає пов'язати групи, уроки, викладачів та аудиторії і не тримати цю логіку в окремих таблицях.
Аудиторії
Для кожної аудиторії вказується кількість місць. Ці дані використовуються при плануванні груп та занять.
Формування розкладу
Адміністратор створює курси, вказує дати, час занять, викладача та аудиторію. За підсумками цих даних система формує розклад і попереджає, якщо у групі більше учнів, ніж місць у аудиторії.
Робота з уроками
У розкладі видно інформацію щодо кожного заняття: курс, урок, викладач, аудиторія та відвідуваність. Адміністратору не потрібно збирати ці дані із різних джерел.
Заходи
Школа проводить майстер-класи, лекції, зимові та літні табори. Платформа допомагає запросити учасників, зібрати реєстрацію та прийняти оплату.
Розсилка запрошень
Адміністратор створює захід та надсилає запрошення по базі учнів. Не потрібно вручну збирати списки та розсилати повідомлення з різних сервісів.
Реєстрація або оплата
Якщо захід вимагає попередньої реєстрації або оплати, на сторінці заходу вмикається потрібна кнопка: «Зареєструватися» або «Сплатити».
Список учасників формується автоматично. Адміністратор бачить, хто записався, хто сплатив участь та з ким потрібно зв'язатися додатково.
Автоматизація
Рутинні дії передали роботу: система сама відстежує події та створює завдання для відповідальних людей.
Дзвінки учням після перепусток
Коли система фіксує два пропущені заняття поспіль, відповідальному менеджеру автоматично ставиться завдання зв'язатися з учнем, уточнити його намір продовжувати навчання та допомогти повернутися у процес. Результат дзвінка зберігається у контактній картці.
Нагадування батькам про оплату
Якщо навчання оплачується за графіком, батьки отримують e-mail нагадування про наступний платіж. Адміністратору не треба пам'ятати ці дати в голові.
Робота викладачів
Вчительська
Викладач бачить лише свою робочу зону
В учительській викладач бачить призначені йому курси, групи учнів, навчальні матеріали та домашні завдання на перевірку. Це допомагає зосередитись на навчанні, а не на адміністративних питаннях.
Перевірка домашніх завдань
Виконані завдання надходять викладачеві на перевірку. Він може поставити залік чи незалік, залишити коментар та надіслати роботу учневі на доопрацювання.
Прозорі нарахування
В учительській викладач бачить, яка сума вже нарахована йому за проведені уроки. Це знижує кількість уточнень та спірних ситуацій.
Навчальний процес
Школа працює у змішаному форматі: частина занять проходить онлайн, частина – в аудиторіях. Платформа поєднує обидва сценарії.
Дистанційне навчання
Перед онлайн-заняттям учні отримують листа з посиланням на поточний урок. На сторінці уроку знаходяться навчальні матеріали, домашнє завдання та посилання на Zoom-конференцію.
Робота в аудиторіях
На очному занятті викладач просить учнів відкрити сторінку поточного уроку. Там вони бачать матеріали, завдання, додаткові посилання та можуть повернутися до них після заняття.
Комунікація з уроку
Учні можуть залишати питання та коментарі у стрічці уроку. Історія зберігається, тому викладач та учень не втрачають важливих уточнень після заняття.
Характеристики учнів
За підсумками навчання, викладач може написати характеристику учня. Вона зберігається у картці контакту і допомагає школі бачити як оплати та відвідуваність, а й якісний прогрес.
Два рівні доступу викладачів
Головний викладач
Створює та редагує навчальні матеріали, перевіряє домашні завдання, запрошує викладачів та налаштовує їм права доступу.
Викладач
Працює з учнями, перевіряє завдання та виконує дії в рамках виданих прав доступу.
Учні
Декілька форматів навчання
Дистанційний курс
Учні проходять навчання онлайн, а всі матеріали зберігаються на платформі. На сторінці кожного заняття є навчальний контент, домашнє завдання та посилання на Zoom. Учень та викладач працюють у єдиному інформаційному просторі.
Курс із заняттями в аудиторіях
Перед уроком учні відкривають сторінку поточного заняття та знайомляться з матеріалами. Під час уроку можуть залишати питання та коментарі, а після заняття викладач доповнює стрічку уроку.
Заходи
Школа здійснює одноденні заходи: лекції запрошених викладачів, майстер-класи, спільні перегляди та інші активності. Адміністратор створює захід на платформі та надсилає запрошення по базі учнів.
У результаті
IT-UNIVER об'єднав в одній системі 4 групи користувачів: адміністраторів, викладачів, учнів та батьків. Школа пішла від розрізнених таблиць, окремих розсилок та ручного контролю. Дані щодо навчання, оплати, відвідуваності, комунікації та викладачам стали доступними в єдиній платформі. Команда скоротила кількість рутинних операцій, отримала прозорі процеси для виконавців та керовану основу для подальшого зростання та відкриття нових філій.
Платформа накрила близько 90% бізнес-процесів нашого освітнього проекту. Взаємодія адміністраторів, викладачів та учнів вийшла на якісно новий рівень.
Наталія Процай, засновник IT-UNIVER
Рішення, застосовані в IT-UNIVER
Онлайн-школа
Рішення для змішаної освіти: онлайн-курси, очне навчання, тести, заходи, бази знань, оплати та передплатна модель.
Кабінет партнера
Системна робота з партнерською мережею: навчання, мотивація, утримання уваги, контроль активності та розвиток партнерів.
Заголовок
Опис